#mle: Don’t be busy. Be Productive.

In meinem letzten Blogpost habe ich über die stressigste Zeit des Jahres geschrieben, weshalb ich jetzt gerne meine 5 Tipps zum Thema Zeitmanagement mit euch teilen möchte. Für mich beginnt jetzt die wahre stressige Zeit, mit all den Deadlines von der Uni, meinem Job bei Fuzzique und natürlich diesem Blog. Neben all den Dingen die ich machen muss, möchte ich auch noch ein bisschen Zeit für mich haben, um ins Fitnessstudio zu gehen, zu lesen oder Freunde zu treffen.

Bevor es los geht, denkt daran: Der Tag nur 24 Stunden, du kannst die Zeit niemals ändern, aber du kannst sie effektiver nutzen.

1.    Priorisiere.

Du hast wahrscheinlich gerade unglaublich viel um die Ohren und eine Millionen Sachen in deinem Kopf die du auf gar keinen Fall vergessen darfst. Versuche zwischen den Dingen die du heute unbedingt erledigen musst und denen, die bis morgen oder gar bis zum Wochenende Zeit haben, zu unterscheiden. Priorisiere deine Aufgaben am besten in dem du eine Liste schreibst. Damit ich nichts vergesse, schreibe ich immer erst einmal alles auf was ich generell zu tun habe und fange dann an, die Liste nach Wichtigkeit zu ordnen. So hast du einen guten Überblick, welche Aufgabe du bis wann erledigen musst und weißt, mit welcher du am besten anfangen solltest.

2.    Schreibe Termine auf.

Wie du eben schon eine Liste geschrieben hast, geht es jetzt darum deinen vollen Terminkalender besser zu visualisieren. Ich benutze dafür verschiedenen Farben, gelb ist Uni, blau ist meine Arbeit und rot sind Deadlines. Es ist dabei völlig egal ob du einen digitalen oder analogen Kalender benutzt. Verschiedene Farben zu benutzen mag vielleicht etwas kindisch klingen, hilft aber dabei deine Gedanken zu visualisieren und strukturieren. Schreibe dabei auch auf, wie viel Zeit du genau für welche Aufgabe einplanst, damit du nicht nur deinen Tag, sondern auch deine Woche planen kannst. Du unterteilst deinen Berg an Arbeit in viele kleine Stücke, sodass es wesentlich einfacher ist sie zu bewältigen. Jetzt beginnst du aktiv damit, deine Zeit zu planen. Zeitmanagement verändert deine Gewohnheiten und dein Verhalten, nicht die eigentliche Zeit. Aber du nutzt deine Zeit durch die Verteilung und Priorisierung deiner Aufgaben effektiver.

3.    Schiebe nichts auf.

Ich weiß, ich weiß, mit der eigentlichen Arbeit zu starten ist immer das Schwierigste, aber zu selben Zeit auch das Wichtigste. Es gibt so viele Menschen die sich darüber beschweren wie viel sie doch zu tun haben, hätten sie einfach mal damit angefangen den riesen Berg abzuarbeiten, wären sie jetzt wahrscheinlich schon fertig. Also raus aus den Federn und angefangen, wie genau man schon früh morgens produktiv sein kann habe ich hier zusammengefasst.

4.    Etabliere eine Routine.

Da du jetzt schon vorbildlich am planen bist und deinen riesen Haufen an Arbeit in viele kleine Aufgaben unterteilt hast, entwickelst du langsam aber sicher eine Routine. Vielleicht hast du jeden Montag ein Meeting so wie ich, Uni jeden Mittwoch und jeden Samstag wird ein Blogpost veröffentlicht. Deine Leben besteht allerdings nicht nur aus Arbeiten. Bedenke, dass du auch Zeit für Geburtstage, Weihnachten oder Restaurantbesuche mit Freunden benötigst. Lass dein eigenes Leben nicht zu kurz kommen. Allerdings weißt du nie was in der Woche passiert, wie viele Einladungen du zu Dinnerparties bekommst oder ob die Waschmaschine kaputt geht und du das ganze Wochenende damit verbringst, deine Unterwäsche in der Badewanne zu waschen. Eine Routine zu haben und vorbereitet zu sein, hilft enorm dabei, unvorhersehbare Dramen und Krisen mit links zu schaukeln.

5. Plane voraus & am besten rückwärts.

Der letzte Tipp ist wahrscheinlich auch mein Lieblingstipp, da er mir hilft mir nicht immer um alles Gedanken zu machen und mir die Last ein wenig von den Schultern nimmt.

Bevor die stressige Phase losgeht setze ich mich einen Abend hin und plane mein Leben. Wirklich. Ich weiß genau wann meine Uni Abgaben sind (erste Priorität, nicht Tipp Nummer 1 vergessen), plane meine Social Media Posts für Fuzzique (genauer Tag und Uhrzeit und was für ein Post es werden soll)  und wann ich einen Blogpost hoch lade. Vorauszuplanen hilft mir, rückwärts zu planen.

Nachdem ich alle erdenklichen Deadlines in meinen Kalender eingetragen habe, überlege ich, wie viel Zeit/Tage ich für die jeweilige Aufgabe brauche. Nehmen wir ein 3000-Wörter Essay. Ich plane Recherche-Tage und die eigentlichen Schreib-Tage und schreibe genau auf, wie viele Wörter ich in einem Arbeitstag ca. schaffen kann. Brauche ich dafür sieben Tage, weiß ich dass ich spätestens eine Woche vor Abgabe mit der Arbeit beginnen sollte, um das Essay ohne Stress und Panik zu schreiben.

Genau das gleiche mache ich mit meinem Social Media und Blogposts. Wenn mein Blogpost am Samstag veröffentlicht werden soll, weiß ich, dass ich ihn spätestens am Donnerstag vorbereiten muss, damit ich nicht Samstagmorgens voller Panik vor meinem Laptop sitze.

Außerdem plane ist meine Posts. Ich schreibe Überschriften und Themen für jeden einzelnen Blogpost auf und schreibe es in meinen Kalender. Ich muss nicht mehr darüber nachdenken über was ich in drei Wochen schreibe, weil ich bereits weiß, was der Inhalt ist. Ich muss den Post also nur noch aufschreiben und hochladen.

Vielleicht klingt das alles nicht so Neu für dich und du wusstest vieles schon, aber deine Aufgaben aufzuschreiben und deinen Tag/Woche/Monat oder in meinem Fall Semester, zu planen hilft beim Strukturieren.

Wenn du erst einmal angefangen hast mit der Planung und eine Methode für dich entwickelt hast, musst du dich nur noch an den Plan halten. Das klingt einfacher als es wirklich ist, hilft aber, um am Ende nicht völlig in Panik auszubrechen.

Ich hoffe ich konnte dir mit diesen Tipps ein wenig helfen, denn das Leben ist einfacher, wenn man gut organisiert ist. 😉

X Rapha

Timemanagement-2

As I was talking about the busiest time of the year in my last blog post, I am happy to share some tips with you today, that will help you to manage your time right. For me, the very stressful time begins now. All my deadlines are coming up soon, I need to do the Social Media for Fuzzique, and of course, I am writing this blog. Besides these things I have to do, I also want some time for me, going to the gym, reading my book or just call friends and family. Before I start, please remember:

You only have 24 hours, you can’t change the time, you can only use it more efficiently.

1. Prioritise.

You will probably have a lot of stuff going on in your head and millions of things you try to remember and get done in time. Make sure you distinguish between tasks that need to be done by that day, and tasks you can do tomorrow or at the weekend. Prioritise the stuff you need to do by writing a list. I always write down everything I need to do by the end of that specific week and then reorganise the list and put the most important stuff first. With this technique, you get a clear overview of what you need to accomplish by when.

2. Write things down.

Talking about writing things down, I would like to suggest to use different colours for different things. My Uni stuff for example, is yellow, my work is light blue, and deadlines are red. That maybe sounds a little bit childish, but using colours on your calendar on your computer makes life more comfortable and way more structured. It also helps writing down a specific time you want to start and by what time you want to finish that task. Now, you are going from planning your week to planning the single days. You are breaking the massive amount of work you must do in manageable chunks and actually starting to plan your time. Time management changes your behaviour or rather habits, not the actual time. You only use the time you have each day in a more efficient way.

3. Don’t procrastinate.

I know, starting with the actual work is the hardest bit, but at the same time the most important. People spend ages about complaining how much they have to do but if they just started with working on their task, they probably would be done by now. So get yourself an early start, become a morning person and make sure you don’t procrastinate.

4. Establish a routine.

Thanks to your brilliant planning and breaking the workload down into smaller tasks, you are starting to develop a routine. Maybe you have a meeting each Monday morning as I do, you have Uni every Wednesday and post a blog post every Saturday. Having a routine is essential, due to the life that is happening around you. Don’t forget you have a life and you need to make space in your schedule for birthdays, Christmas or a dinner with friends. You never know what happens during the week, what invitations are coming up or if you need to deal with a crisis because your washing machine broke and you spend the whole weekend washing your underwear in the bathtub. Being prepared and having a routine makes it easier to handle this kind of unpredictable dramas.

5. Plan ahead or rather: backwards.

The last tip is my most favourite one because it helps me to worry less about what I have to do and takes the pressure off my shoulders. I sit down at the beginning of a stressing period and plan my life. Literally. I know precisely when my Uni deadlines are (which are the first priority for me, don’t forget tip number 1), plan my Social Media Post (exact dates, times and which kind of post and the blog post schedule. Planning ahead and seeing what you need to get done by when helps me to plan backwards.

After I have put every deadline on my calendar, I start thinking about how much time/days I will possibly need for a specific task, such as writing a 3000-word essay. I plan my research and actual writing days and plan backwards from the deadline. That tells me when I need to start writing my essay at the latest and how many words I want to write on that particular day.

Same with the blog post and Social Media Post: when a post should go live on Saturday I need to prepare it on a Thursday so that I don’t end up panicking 10 minutes before the post goes up.

I also sit down and plan these posts. By that I mean I write down captions and headlines with a couple of ideas for each blog or social media post. I don’t need to think about a blog post that goes up in 3 weeks because I already know what it is going to be about. I just need to write it. That saves me a lot of thinking and worrying.

This method is mostly common sense, but I think writing it down and visually planning your day/week/month or in my case semester, helps to get a clear understanding and structure of what you need to do.

And once you have started planning and developed a method or technique that works for you, you just need to stick to the plan. It is not as easy as it sounds, I know, but it helps to stay on track and not panic in the end.

I really hope I could help you with some of these tips, just because it makes life easier when you are organised.

X Rapha

 

Timemanagement-1

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